Pengendalian dokumen menurut ISO 9001 adalah proses sistematis untuk memastikan bahwa dokumen yang digunakan dalam sistem manajemen mutu dibuat, disetujui, didistribusikan, diperbarui, dan diarsipkan dengan benar. Dalam bahasa sederhana, ini seperti mengatur perpustakaan internal perusahaan dimana setiap dokumen memiliki versi terbaru yang jelas, dapat diakses oleh orang yang tepat, diubah hanya dengan izin tertentu, dan memiliki riwayat perubahan yang tercatat. Tujuannya agar semua orang dalam organisasi menggunakan informasi yang benar, terkini, dan terstandarisasi untuk menjalankan pekerjaan mereka, sehingga kualitas produk atau layanan tetap konsisten.
Salah satu cara pendistribusian dokumen dalam era digital ini adalah dengan menyimpan seluruh dokumen pada server yang dikelola oleh Document Control. Sehingga server tersebut dapat diakses oleh seluruh personel organisasi. best practice dalam pengelolaan server yang pernah dilakukan sebagai berikut:
<aside> 💡
AKMS = AKM Manajemen System, nama sebuah manajemen system;
HSE = Inisial Departemen dalam suatu organisasi dan seterusnya ;
SOP = Jenis Dokumen yang distandarisasi oleh organisasi.
</aside>
Penetapan sistem direktori, dirancang sedemikian rupa agar mudah dipahami dalam pencarian dokumen. dokumen yang disimpan dalam server tersebut dijaga dipastikan merupakan dokumen terkini yang siap digunakan sebagai petunjuk kerja.